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Fiche retours d’expériences intranet workflow d’achat (portail achat)

Fiche retours d’expériences intranet workflow d’achat (portail achat)

Fiche projet: Création extranet

Secteur Editeur
Domaine d’activité Alimentaire
Projet Création d’un intranet pour la gestion des achats (workflow purchase order)
Fourchette 15 – 25 k€

La société:

La société est un leader européen des solutions e-collaboratives pour les distributeurs et industriels du secteur des PGC (Produits de Grande Consommation). Sa mission est d’optimiser le travail collaboratif entre fabricants et distributeurs intervenant dans le sourcing, les appels d’offres et le développement des PGC tout en gérant leur qualité et sécurité.

Les solutions proposées par la société sont utilisées par plus de 30 groupes de distribution leaders à travers le monde, y compris 12 des 25 premiers distributeurs, ainsi que par 12 500 fabricants dans plus de 110 pays.

Contexte:

L’ERP en place n’offre pas de souplesse concernant les demandes d’achats au sein de l’entreprise.

La société souhaite donc optimiser son processus de demande d’achat à l’intérieur de la société.

Processus:

  1. Une personne réalise une demande d’achat
  2. Les valideurs de cette demande sont automatiquement calculés par la plateforme qui notifie toutes les personnes concernées.
  3. Une fois la demande validée un bon de commande unique est généré
  4. Ce numéro de commande peut être transmis aux fournisseurs

Les enjeux:

Le processus d’achat est un processus long et complexe pour les entreprises. Plus l’entreprise croit et plus ses besoins de structuration de la fonction achat augmentent. Pour répondre à ces enjeux vous les points de vigileances et exigences pour la réalisaiton d’un tel projet.

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  • Extranet de saisi des demandes d’achat
  • Processus de validation
  • Moteur de calcul des demandes
  • Module de suivi et validation par smartphone (iPhone, Android et BlackBerry)
  • Génération du bon de commande
  • Export Excel / PDF des demandes
  • Internationalisation (FR et EN) et multidevises

Démarche projet:

Afin de répondre au mieux aux enjeux énoncés, la démarche projet s’est organisée autour des activités suivantes. Ces activités ont permis de sécuriser la démarche projet ainsi que sa réalisation. Il était très important de fédérer les équipes autours des enjeux de l’entreprise.

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  • Ateliers métiers pour modéliser le processus d’achat de la société
  • Développement d’un extranet de demande d’achat avec un moteur de règles spécifiques
  • Phase de déploiement test sur des utilisateurs pilotes
  • Mise en production de la plateforme.

Synthèse du projet:

Le succès de se projet permet aujourd’hui les choses suivantes:

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  • Plus de 2000 demandes d’achat traitées par an
  • 70 utilisateurs
  • Une diminution de la charge de gestion (environ 1 ETP) concernant le processus de gestion des achats

=> Retours d’expériences sur un projet extranet

=> En savoir plus sur les extranets

Si vous souhaitez en savoir plus sur le projet ou réaliser un projet similaire, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse contact@axopen.com.

Merci à http://www.doublejdesign.co.uk pour leurs illustrations.